Czy wydatek na zatrudnienie zewnętrznej firmy sprzątającej może zostać rozliczony w kosztach podatkowych?

Współczesny rynek pracy stawia przed przedsiębiorcami wiele wyzwań, a jednym z nich jest utrzymanie czystości i porządku w miejscu pracy. W związku z tym wiele przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z usług, jakie oferują zewnętrzne firmy sprzątające. Warto przyjrzeć się, czy koszty związane z takim wydatkiem mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych.

Zasady ogólne dotyczące kosztów podatkowych

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem podatkowym, koszty podatkowe to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że jeśli dany wydatek przyczynia się do prowadzenia działalności gospodarczej i generowania dochodów, może zostać uznany za koszt podatkowy.

Innymi słowy, usługi sprzątające muszą być niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa i przyczyniać się do osiągania przychodów, nie jest to jednak jedyny istotny warunek. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać jeszcze inne określone kryteria, takie jak:

• konieczność poniesienia wydatku w celu prowadzenia działalności gospodarczej,
• rzeczywistość poniesionego wydatku,
• udokumentowanie wydatku za pomocą odpowiednich dowodów księgowych.

Dokumentacja i umowa

Kluczowe kryterium to posiadanie odpowiedniej dokumentacji, która potwierdza zawarcie umowy z taką firmą oraz poniesione koszty. Należy pamiętać, że umowa powinna być zawarta na piśmie i precyzyjnie określać zakres świadczonych usług, terminy oraz warunki płatności. Ponadto, przedsiębiorca powinien przechowywać faktury wystawione przez firmę sprzątającą. Kiedy właściciel firmy ma już odpowiednią dokumentację, może uwzględnić wydatki na zewnętrzną firmę sprzątającą w swoim rozliczeniu podatkowym.

Rodzaj działalności gospodarczej a koszty podatkowe

Warto pamiętać o tym, że istotnym czynnikiem, który może wpłynąć na możliwość rozliczenia wydatków na zatrudnienie firmy sprzątającej, jest rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku niektórych branż, takich jak gastronomia czy hotelarstwo, korzystanie z usług profesjonalnych firm sprzątających może być wręcz koniecznością, wynikającą np. z obowiązujących norm sanitarnych. W takich sytuacjach nie ma wątpliwości, że wydatki na usługi sprzątające można uznać za koszt uzyskania przychodu.

Z drugiej strony należy jednak pamiętać, że w przypadku niektórych branż, takich jak np. usługi konsultingowe czy IT, konieczność korzystania z usług zewnętrznej firmy sprzątającej może być trudniejsza do udowodnienia. Wówczas przedsiębiorca może zostać poproszony o przedstawienie dodatkowych argumentów przemawiających za uzasadnieniem takiego wydatku.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku korzystania z usług zewnętrznej firmy sprzątającej, przedsiębiorca może liczyć na dodatkowe korzyści, takie jak obniżenie kosztów związanych z zatrudnieniem własnych pracowników sprzątających oraz zwolnienie się z obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. Z drugiej strony, decyzja o skorzystaniu z usług profesjonalnej firmy sprzątającej może wiązać się z koniecznością poniesienia dodatkowych wydatków, np. na zakup środków czystości czy sprzętu sprzątającego.

Podsumujmy to wszystko

Zatrudnienie zewnętrznej firmy sprzątającej może być rozwiązaniem pozwalającym na zoptymalizowanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Poniesione koszty za taką usługę może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, o ile spełnia określone warunki. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać o konieczności udokumentowania tego rodzaju wydatków oraz o zachowaniu związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a osiągniętymi przychodami.